Zgodnie z ustawą z dnia z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych ( Dz.U.2019 poz. 53) repliką dokumentu publicznego (czyli np. dowodu osobistego lub prawa jazdy) jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Powyższe oznacza, że repliką w rozumieniu ustawy o dokumentach publicznych nie jest każda kserokopia, skan czy zdjęcie dokumentu publicznego, ale tylko takie jego odwzorowanie, które nosi cechy dokumentu autentycznego – replika musi więc imitować określone zabezpieczenia przewidziane dla prawa jazdy, np. mikrodruki, farbę optycznie zmienną. Zwykłe ksero, skan czy zdjęcie dowodu albo prawa jazdy nie spełnia tych przesłanek.
Należy pamiętać, że celem wprowadzenia tych przepisów było zapobieżenie wytwarzania tzw. dokumentów kolekcjonerskich/fałszywych i ukrócenie przypadków kradzieży tożsamości w celach przestępczych – np. wyłudzenia pożyczki.
W konsekwencji, w ocenie Polskiego Instytutu Odszkodowań, właśnie pod tym kątem należy interpretować przedmiotowe przepisy i w naszej ocenie daleko idącym nadużyciem jest zrównywanie każdej kserokopii, skanu czy też zdjęcia z repliką dokumentu publicznego.
Co istotne, zgodnie z ustawą o dokumentach publicznych czynem przeanalizowanym jest wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Tym samym, samo pozyskanie kopii dokumentu tożsamości nie może być uznane za którekolwiek ze wskazanych działań.
Nie mniej jednak, od dnia 12 lipca 2019 roku sporządzenie wiernej kopii dowodu tożsamości, ale także innej jego repliki, w tym kserokopii lub wydruków może być zagrożone karą nawet do dwóch lat pozbawienia wolności. Co więcej: zakaz dotyczy nie tylko dowodów, ale również innych dokumentów publicznych – m.in. paszportu, prawa jazdy, karty pojazdu, legitymacji zawodu medyka lub dokumentu potwierdzającego np. niepełnosprawność.
W naszej opinii, dużo istotniejszą kwestią związaną z praktyką pozyskiwania kopii dowodów tożsamości jest zalegalizowanie takiego działania pod kątem RODO, tj. chodzi przede wszystkim o dysponowanie istniejącą podstawą prawną przetwarzania danych osobowych oraz przestrzeganie zasady minimalizacji przetwarzanych danych osobowych.
Należy pamiętać, że określone dokumenty mogą zawierać szereg danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne do realizacji przyjętego celu przetwarzania i w tym zakresie działanie polegające na stworzeniu czy też późniejszym przechowywaniu kopii dokumentu publicznego może nieść za sobą określone ryzyko.
